Regulamin usługi Zapisy

Wersja 2026-09-06.5. Usługa prowadzenia zapisów na biegi i zawody sportowe w serwisie Twoje-Miasto.pl.

I. Postanowienia ogólne

§ 1. Definicje

1. Operator - Twoje-Miasto Sp. z o.o., ul. Szosa Toruńska 13-15, 86-300 Grudziądz, NIP 876-24-29-504, REGON 340743090, KRS 0000354832 (Sąd Rejonowy w Toruniu, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), kapitał zakładowy 100 000,00 zł. Adres do korespondencji elektronicznej: bok@twoje-miasto.pl.
2. Regulamin - niniejszy dokument wraz z załącznikami. Rozdział III stanowi odrębną w treści umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
3. Serwis - portal Twoje-Miasto.pl wraz ze stronami miejskimi.
4. Konto - konto użytkownika w Serwisie, na które loguje się osoba działająca w imieniu Organizatora.
5. Usługa - moduł Zapisy. Zakres funkcji udostępnianych w danej chwili określa § 3 ust. 2.
6. Organizator - podmiot, któremu Operator nadał prawo zakładania zawodów w danym mieście po rozpatrzeniu Wniosku.
7. Zawody - impreza sportowa założona przez Organizatora w Usłudze.
8. Zawodnik - osoba zgłaszająca udział w Zawodach.
9. Wolontariusz - osoba, której Organizator powierzył czynności biura zawodów i której nadał w Usłudze ograniczony dostęp na czas jednej imprezy.
10. Lista startowa - publikowany wykaz Zawodników przyjętych do Zawodów. Wyniki - publikowana klasyfikacja po zakończeniu Zawodów.
11. Wniosek - zgłoszenie chęci korzystania z Usługi w konkretnym mieście.
12. Usługa jest bezpłatna dla Organizatora bezterminowo i bezwarunkowo. Operator nie pobiera wynagrodzenia za korzystanie z Usługi, niezależnie od tego, czy impreza jest bezpłatna, czy pobiera wpisowe.

§ 2. Przedmiot regulaminu

1. Regulamin określa zasady świadczenia Usługi na rzecz Organizatora oraz zasady powierzenia Operatorowi przetwarzania danych osobowych Zawodników.
2. Regulamin nie reguluje stosunku między Organizatorem a Zawodnikiem. Zasady udziału w Zawodach określa odrębny regulamin imprezy, za który odpowiada Organizator.
3. Akceptacja Regulaminu następuje elektronicznie, przy składaniu Wniosku. Operator zapisuje wersję dokumentu, datę akceptacji i sumę kontrolną jego treści.
4. Usługa jest bezpłatna dla Organizatora i finansowana przez Operatora wyłącznie z przychodów z reklam wyświetlanych na stronach Serwisu, w tym na stronach Zawodów, list startowych i Wyników. Wyświetlanie reklam wymagających zgody na pliki cookie następuje wyłącznie po uzyskaniu takiej zgody odwiedzającego, zgodnie z polityką prywatności i cookies Serwisu - niezależnie od tego, czy odwiedzający ma Konto i akceptował niniejszy Regulamin. Polityka ta dotyczy także stron Zawodów i jest niezależna od powierzenia z rozdziału III.

II. Zasady korzystania z Usługi

§ 3. Dostęp, zakres funkcji i wymagania techniczne

1. Korzystanie z Usługi wymaga Konta w Serwisie oraz pozytywnie rozpatrzonego Wniosku. Wniosek dotyczy jednego miasta; Organizator prowadzący imprezy w kilku miastach składa odrębny Wniosek dla każdego z nich. Usługa jest uruchamiana kolejno w wybranych miastach, a jej brak w danym mieście nie jest niewykonaniem zobowiązania.
2. Usługa jest udostępniana etapami. W dniu wskazanym w nagłówku dokumentu obejmuje składanie i rozpatrywanie Wniosków oraz prowadzenie profilu Organizatora. Zakładanie Zawodów, przyjmowanie zgłoszeń Zawodników, listy startowe, obsługa biura zawodów, Wyniki i płatności online będą udostępniane kolejno; postanowienia ich dotyczące stosuje się od dnia uruchomienia danej funkcji. Aktualny zakres funkcji Operator wskazuje na stronie Usługi.
3. Wymagania techniczne: urządzenie z dostępem do internetu, przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta, obsługa protokołu HTTPS, włączona obsługa JavaScriptu oraz plików cookie sesji, a także czynne konto poczty elektronicznej. Bez włączonego JavaScriptu nie da się wysłać formularza Wniosku, ponieważ formularz jest zabezpieczony testem odróżniającym człowieka od programu.
4. We Wniosku Organizator podaje obowiązkowo: nazwę i formę prawną podmiotu, imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon, adres e-mail, nazwę, przewidywany termin i szacunkową liczbę uczestników planowanej imprezy oraz uzasadnienie Wniosku. Uzasadnienie jest podstawą decyzji redakcji.
5. Nieobowiązkowo Organizator podaje: NIP albo REGON, adres siedziby, funkcję osoby kontaktowej oraz adres strony internetowej lub profilu w mediach społecznościowych. Wniosek bez numeru NIP i bez numeru REGON wymaga wskazania w uzasadnieniu podmiotu firmującego imprezę wraz z kontaktem do niego. Braki w danych nieobowiązkowych mogą być powodem odmowy, jeżeli uniemożliwiają potwierdzenie tożsamości Organizatora.
6. Wraz z Wnioskiem Operator zapisuje automatycznie: powiązanie z Kontem, chwilę złożenia oraz skrót adresu IP (bez zapisu samego adresu), służący wyłącznie ograniczeniu liczby zgłoszeń z jednego źródła.
7. Operator weryfikuje Wniosek. Weryfikacja obejmuje zwykle kontakt zwrotny z osobą kontaktową; redakcja odnotowuje, czy kontakt został potwierdzony. Brak możliwości potwierdzenia danych jest podstawą odrzucenia Wniosku.
8. Operator rozpatruje Wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od jego złożenia, i podaje powód każdej decyzji. Termin ten ulega przedłużeniu o czas oczekiwania na odpowiedź osoby kontaktowej.
9. Wniosek odrzucony można złożyć ponownie po 14 dniach od decyzji. Termin liczy się automatycznie i biegnie tak samo niezależnie od powodu odrzucenia. Operator nie gwarantuje pozytywnego rozpatrzenia Wniosku; odmowa nie wymaga uzasadnienia innego niż wskazanie warunku niespełnionego z ust. 4, 5 albo 7.

§ 4. Obowiązki Organizatora

1. Organizator odpowiada za zgodność Zawodów z prawem, w tym za wymagane zgody i zezwolenia, zabezpieczenie medyczne, ubezpieczenie i bezpieczeństwo uczestników. Operator nie weryfikuje spełnienia tych obowiązków i nie ma ku temu narzędzi.
2. Organizator odpowiada za prawdziwość danych podanych we Wniosku i w opisie Zawodów oraz za treści, które publikuje w Usłudze.
3. Organizatora obowiązuje zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym, w szczególności naruszających prawa osób trzecich, dobra osobiste (w tym wizerunek osób utrwalonych na zdjęciach), prawa autorskie i prawa do znaków towarowych, a także treści wprowadzających w błąd co do charakteru imprezy. Naruszenie może zgłosić każdy, nie tylko Organizator lub Zawodnik, na adres z § 1 pkt 1, opisując treść i przyczynę zastrzeżeń. Operator może usunąć zgłoszoną treść po zawiadomieniu Organizatora, a w razie naruszenia rażącego - niezwłocznie, zawiadamiając go bezpośrednio po usunięciu.
4. Organizator udziela Operatorowi nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na materiały, które wprowadza do Usługi (nazwa i opis imprezy, logo, zdjęcia, regulamin imprezy), w zakresie niezbędnym do ich prezentacji w Serwisie i w jego kanałach informacyjnych oraz do zachowania archiwum Wyników. Licencja obejmuje czas publikacji Zawodów i archiwum Wyników, nie obejmuje zaś wykorzystania materiałów w reklamie usług Operatora bez odrębnej zgody Organizatora. Organizator oświadcza, że jest uprawniony do udzielenia tej licencji. Za zgodność tych materiałów z prawem - w tym za posiadanie zgody osób utrwalonych na zdjęciach na rozpowszechnianie ich wizerunku - odpowiada wyłącznie Organizator albo posiadacz Konta, który je wprowadził; Operator tego z góry nie weryfikuje.
5. Organizator jest administratorem danych osobowych Zawodników i to on ustala cele i sposoby ich przetwarzania.
6. Organizator udostępnia Zawodnikom regulamin imprezy oraz klauzulę informacyjną przed przyjęciem zgłoszenia. Jeżeli Zawody dopuszczają udział osób niepełnoletnich, Organizator odpowiada za uzyskanie i udokumentowanie zgody opiekuna prawnego oraz za dostosowanie do wieku zakresu danych i informacji o przetwarzaniu.
7. Organizator nie może udostępniać swojego dostępu do Usługi osobom trzecim. Do czynności biura zawodów wyznacza Wolontariuszy, którym Usługa nadaje dostęp ograniczony do jednej imprezy i do danych niezbędnych do wydania pakietów startowych. Organizator odpowiada za działania Wolontariuszy jak za własne i zobowiązuje ich do zachowania poufności. Postanowienie stosuje się od dnia uruchomienia tej funkcji.
8. Konto, przy którym wisi uprawnienie Organizatora, należy do osoby fizycznej działającej w jego imieniu. Organizator zawiadamia Operatora o utracie umocowania przez tę osobę; do chwili zawiadomienia Operator ma prawo uznawać jej czynności za czynności Organizatora. Przeniesienie uprawnienia na inne Konto następuje na wniosek Organizatora, po potwierdzeniu tożsamości.
9. Jeżeli osoba trzecia skieruje przeciwko Operatorowi roszczenie związane z treścią wprowadzoną do Usługi przez Organizatora albo posiadacza Konta - w tym dotyczące wizerunku osób utrwalonych na zdjęciach, praw autorskich albo innych dóbr osobistych - Organizator zwalnia Operatora z odpowiedzialności z tego tytułu i zwraca mu na pierwsze pisemne wezwanie uzasadnione koszty poniesione w związku z takim roszczeniem, w tym koszty obrony prawnej, chyba że roszczenie wynika z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Operatora. Postanowienia niniejszego ustępu nie stosuje się do Organizatora będącego osobą fizyczną, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego - wobec niego obowiązują ogólne zasady odpowiedzialności kontraktowej.

§ 5. Obowiązki i odpowiedzialność Operatora

1. Operator dokłada starań, aby Usługa działała nieprzerwanie, ale nie gwarantuje ciągłości działania. Przerwy techniczne Operator zapowiada, o ile są planowane.
2. Operator nie jest organizatorem Zawodów i nie odpowiada za ich przebieg, za odwołanie lub przełożenie imprezy ani za rozliczenia między Organizatorem a Zawodnikiem.
3. Operator odpowiada za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. W pozostałym zakresie odpowiedzialność Operatora wobec Organizatora ograniczona jest do kwoty 1000 zł. Ograniczenie nie dotyczy szkody na osobie ani przypadków, w których przepis bezwzględnie obowiązujący wyłącza jego zastosowanie, w tym wobec Organizatora będącego osobą fizyczną, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego.
4. Operator może zawiesić dostęp Organizatora do Usługi w razie naruszenia Regulaminu, podania nieprawdziwych danych albo uzasadnionego podejrzenia działania na szkodę Zawodników. O zawieszeniu Operator zawiadamia Organizatora, podając przyczynę. Organizator może w terminie 14 dni wnieść zastrzeżenia na adres z § 1 pkt 1; Operator rozpatruje je w terminie 14 dni. Zawieszenie nie usuwa opublikowanych Zawodów ani przyjętych zgłoszeń, a Zawody z otwartymi zapisami są obsługiwane do dnia imprezy.
5. Cofnięcie dostępu na stałe następuje po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszenia i po rozpatrzeniu zastrzeżeń z ust. 4. Skutki dla danych i trwających Zawodów określa § 6.
6. Wobec treści wprowadzanych do Usługi przez Organizatora, w tym zdjęć, Operator działa jako dostawca usługi pośredniej (hostingu) w rozumieniu art. 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych, DSA) oraz art. 14 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną: przechowuje te treści na żądanie Organizatora i nie ma obowiązku ich uprzedniej, ogólnej weryfikacji ani monitorowania. Operator nie ponosi odpowiedzialności za taką treść, jeżeli nie ma wiarygodnej wiedzy o jej bezprawnym charakterze, a w razie uzyskania takiej wiedzy niezwłocznie uniemożliwia do niej dostęp w trybie § 4 ust. 3. Za zgodność treści z prawem, w tym za wizerunek osób utrwalonych na zdjęciach, odpowiada wyłącznie podmiot, który je wprowadził, zgodnie z § 4 ust. 2-4 i 9.
7. Zgłoszenie z § 4 ust. 3 stanowi zawiadomienie w rozumieniu art. 16 DSA, jeżeli dotyczy treści potencjalnie bezprawnej. Może je złożyć każdy, wskazując dokładną lokalizację treści i wyjaśniając, na czym polega jej bezprawność. Operator potwierdza otrzymanie takiego zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, rozpatruje je w sposób obiektywny i niearbitralny oraz informuje zgłaszającego o podjętej decyzji wraz z uzasadnieniem. Adres z § 1 pkt 1 jest jednocześnie punktem kontaktowym Operatora dla organów, użytkowników Usługi oraz osób zgłaszających naruszenia, w rozumieniu art. 11 i 12 DSA.
8. Wszelkie roszczenia osób trzecich związane z treścią wprowadzoną do Usługi przez Organizatora, w tym dotyczące wizerunku, kieruje się do Organizatora - zasady jego odpowiedzialności wobec Operatora z tego tytułu, w tym zwrotu kosztów, określa § 4 ust. 9.

§ 6. Rezygnacja i zakończenie Usługi

1. Umowa o świadczenie Usługi jest zawierana na czas nieoznaczony, z chwilą nadania Organizatorowi prawa zakładania zawodów.
2. Organizator może zrezygnować z Usługi w każdej chwili, oświadczeniem złożonym w Usłudze albo na adres z § 1 pkt 1, bez podania przyczyny i bez okresu wypowiedzenia. Rezygnacja nie zamyka zapisów już otwartych: Zawody z otwartymi zapisami są obsługiwane do dnia imprezy albo do chwili jej odwołania przez Organizatora.
3. Operator może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a w razie zakończenia świadczenia Usługi w danym mieście lub w całości - z zachowaniem okresu 90 dni. Zawody, których termin przypada w okresie wypowiedzenia, są obsługiwane do dnia imprezy.
4. Po ustaniu umowy, niezależnie od jej przyczyny, Organizator zachowuje przez 30 dni dostęp do odczytu danych swoich Zawodników, a od dnia uruchomienia funkcji eksportu - także prawo pobrania ich w postaci pliku. Do tego czasu Operator wydaje eksport na żądanie zgłoszone na adres z § 1 pkt 1, w terminie 14 dni.
5. Dalsze postępowanie z danymi Zawodników po upływie terminu z ust. 4 określa § 12.

§ 7. Odpłatność

1. Usługa jest bezpłatna dla Organizatora, niezależnie od tego, czy impreza jest bezpłatna, czy pobiera wpisowe. Operator nie pobiera wynagrodzenia za korzystanie z Usługi ani nie planuje jego wprowadzenia.
2. Sprzedawcą wpisowego, jeżeli impreza je pobiera, jest Organizator. Wpisowe wpływa bezpośrednio na jego rachunek, na podstawie jego własnej umowy z operatorem płatności elektronicznych. Operator Usługi nie jest stroną tej transakcji, nie przyjmuje wpisowego w imieniu Organizatora i nie pośredniczy w jego wypłacie. Wszędzie, gdzie Regulamin mówi o "operatorze płatności", chodzi o podmiot zewnętrzny obsługujący płatność, a nie o Operatora. Za wpisowe Organizator rozlicza się z Zawodnikiem samodzielnie, w tym wystawia dokumenty sprzedaży i rozpatruje rezygnacje, reklamacje oraz zwroty, także przy imprezie odwołanej lub przełożonej.
3. Zakres, w jakim Usługa wspiera prowadzenie zapisów na imprezy z wpisowym (np. odnotowanie statusu opłacenia zgłoszenia), Operator określi przed uruchomieniem tej funkcji. Do tego czasu ustęp 2 opisuje wyłącznie relację między Organizatorem a Zawodnikiem, pozostającą poza zakresem Usługi.

III. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejszy rozdział stanowi umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) i jest zawierany z chwilą akceptacji Regulaminu. Do zmiany tego rozdziału nie stosuje się trybu z § 16 ust. 2; zmiana wymaga odrębnej akceptacji Administratora.

§ 8. Strony i przedmiot powierzenia

1. Administratorem danych osobowych Zawodników jest Organizator. Podmiotem przetwarzającym jest Operator.
2. Powierzenie dotyczy wyłącznie danych Zawodników i osób z § 9 ust. 1. Danych osoby kontaktowej Organizatora, danych rozliczeniowych Organizatora oraz danych użytkowników Serwisu Operator nie przetwarza jako podmiot przetwarzający, lecz jako administrator - w zakresie i celach opisanych w załączniku nr 1.
3. Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, w tym przy przekazywaniu danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Za takie polecenie uważa się korzystanie z funkcji Usługi oraz treść Regulaminu. Jeżeli obowiązek przekazania nakłada na Operatora prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, Operator informuje o tym Administratora przed przetwarzaniem, chyba że prawo tego zakazuje z uwagi na ważny interes publiczny.
4. Operator niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie Administratora stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych, i może wstrzymać się z jego wykonaniem do czasu wyjaśnienia.
5. Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie danych w celu przyjęcia i obsługi zgłoszeń, prowadzenia Listy startowej, wydawania pakietów startowych, publikacji Wyników i kontaktu z Zawodnikiem w sprawach organizacyjnych. Przedmiot powierzenia nie obejmuje rozliczenia wpisowego, które odbywa się poza Usługą, na zasadach z § 7 ust. 2. Powierzenie trwa przez czas określony w § 12.

§ 9. Zakres danych i kategorie osób

1. Kategorie osób: Zawodnicy, w tym Zawodnicy niepełnoletni, ich opiekunowie prawni oraz osoby wskazane do kontaktu w nagłych wypadkach.
2. Kategorie danych: imię i nazwisko, rok urodzenia lub data urodzenia, płeć, miejscowość, klub, kategoria startowa, adres e-mail, telefon, numer startowy, wynik, czas i miejsce w klasyfikacji, dane opiekuna prawnego przy Zawodniku niepełnoletnim, a także dane rozliczeniowe dla imprez z wpisowym.
3. Usługa nie zbiera opisu stanu zdrowia. Oświadczenie o zdolności do udziału w Zawodach jest wyłącznie polem wyboru, bez treści opisowej; dokumentację papierową zbiera Organizator w biurze zawodów. Administrator nie może wprowadzać danych o zdrowiu do pól opisowych Usługi.
4. Jeżeli mimo ust. 3 powierzenie obejmie dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO), Administrator zapewnia podstawę ich przetwarzania i ogranicza zakres do niezbędnego minimum, a Operator - niezależnie od tego - dobiera środki odpowiadające podwyższonemu ryzyku zgodnie z art. 32 RODO. Operator udostępnia takie dane wyłącznie Administratorowi i osobom przez niego wskazanym, nie umieszcza ich w eksportach ani w treści wiadomości e-mail, nie publikuje ich w żadnym zakresie i usuwa je najpóźniej po 30 dniach od dnia imprezy. Operator może odmówić dalszego przetwarzania takich danych i wezwać Administratora do ich usunięcia.
5. Danych Zawodników Operator nie wykorzystuje do celów własnych. Nie zakłada na ich podstawie kont w Serwisie, nie dopisuje Zawodników do własnych baz marketingowych, nie kieruje do nich własnych informacji handlowych i nie udostępnia ich innym Organizatorom. Nie wyłącza to prowadzenia przez Operatora anonimowych statystyk zbiorczych, z których nie da się odtworzyć danych pojedynczej osoby.

§ 10. Obowiązki Operatora jako przetwarzającego

1. Operator zapewnia, że osoby dopuszczone do przetwarzania są zobowiązane do zachowania poufności.
2. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w tym szyfrowanie połączeń, kontrolę dostępu opartą na rolach nadawanych wskazanym kontom, ograniczenie zakresu danych widocznych dla Wolontariuszy biura zawodów, kopie zapasowe wykonywane co najmniej raz na dobę wraz ze sprawdzaniem zdolności ich odtworzenia, rejestr nadania, zawieszenia i cofnięcia uprawnień oraz rejestr decyzji redakcji. Rejestr operacji na danych Zawodników Operator uruchamia wraz z funkcją przyjmowania zgłoszeń; do tego czasu Usługa nie przetwarza danych Zawodników.
3. Operator pomaga Administratorowi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą. Żądanie otrzymane bezpośrednio od Zawodnika Operator przekazuje Administratorowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych, i sam na nie nie odpowiada merytorycznie. Na polecenie Administratora Operator wykonuje czynność techniczną niezbędną do realizacji żądania w terminie 7 dni. Operator pomaga też w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32-36 RODO oraz udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności.
4. Operator zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail podany we Wniosku.
5. Operator umożliwia Administratorowi audyt, w tym inspekcję, po uzgodnieniu terminu z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, chyba że audyt jest następstwem naruszenia. Audyt obejmuje wyłącznie przetwarzanie danych powierzonych przez Administratora i nie może naruszać poufności danych innych Organizatorów, Zawodników ani tajemnicy przedsiębiorstwa Operatora. Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże naruszenie po stronie Operatora.
6. Po ustaniu powierzenia Operator, zgodnie z wyborem Administratora zgłoszonym w terminie 30 dni od ustania umowy, usuwa dane albo zwraca je w postaci eksportu i usuwa istniejące kopie. Brak wyboru w tym terminie oznacza polecenie usunięcia danych. Usunięcie następuje z zachowaniem terminów z § 12.

§ 11. Podpowierzenie

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Operatora z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie infrastruktury serwerowej, poczty elektronicznej, sieci dostarczania treści oraz usług zabezpieczających formularze przed nadużyciem.
2. Aktualny wykaz dalszych podmiotów przetwarzających wraz z zakresem powierzenia Operator udostępnia Administratorowi na żądanie zgłoszone na adres z § 1 pkt 1, w terminie 14 dni.
3. Operator płatności elektronicznych NIE jest dalszym podmiotem przetwarzającym Operatora. Skoro sprzedawcą wpisowego jest Organizator (§ 7 ust. 2), operator płatności działa na jego zlecenie i na podstawie jego umowy, poza zakresem Usługi.
4. Operator informuje o zamierzonej zmianie dalszego podmiotu przetwarzającego, to jest o dodaniu nowego albo zastąpieniu dotychczasowego, z wyprzedzeniem 14 dni. Administrator może wnieść sprzeciw; wniesienie sprzeciwu uprawnia obie strony do rozwiązania umowy w zakresie danej funkcji.
5. Operator nakłada na dalsze podmioty obowiązki ochrony danych odpowiadające obowiązkom z niniejszego rozdziału, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, i odpowiada wobec Administratora za wywiązanie się przez nie z obowiązków ochrony danych.
6. Operator przetwarza dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Przekazanie danych poza EOG jest dopuszczalne wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu z rozdziału V RODO i po uprzednim poinformowaniu Administratora.

§ 12. Czas trwania powierzenia i okresy przechowywania

1. Powierzenie trwa przez okres korzystania z Usługi przez Organizatora, a po ustaniu umowy - przez okres wskazany w § 6 ust. 4, po którym Operator wykonuje polecenie z § 10 ust. 6.
2. Dane zgłoszeń i dane rozliczeniowe Operator przechowuje nie dłużej niż 3 lata od dnia imprezy, której dotyczą, a jeżeli impreza się nie odbyła - od planowanego dnia jej rozpoczęcia. Wynik sportowy wraz z numerem startowym, imieniem i nazwiskiem (dla Zawodnika niepełnoletniego w zakresie z § 13 ust. 3), klubem, kategorią, czasem, miejscem w klasyfikacji i statusem ukończenia pozostaje w archiwum Wyników bezterminowo, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z § 13 ust. 1, którym jest udokumentowanie przebiegu rywalizacji sportowej. Postać z § 14 ust. 2 (sam numer startowy w miejsce imienia i nazwiska) archiwum przyjmuje po uwzględnieniu sprzeciwu Zawodnika, a nie z upływem terminu ze zdania pierwszego. Usunięcia i ograniczenia po upływie terminów Operator wykonuje na polecenie Administratora albo na żądanie osoby, której dane dotyczą - Usługa nie czyści danych samoczynnie.
3. Jeżeli Organizator zaprzestał korzystania z Usługi bez złożenia rezygnacji, terminy z ust. 2 biegną od dnia ostatniej imprezy albo od dnia ostatniego logowania do Usługi, w zależności od tego, które zdarzenie jest późniejsze.
4. Terminy z ust. 2 i 3 ulegają przedłużeniu o czas niezbędny do rozliczenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz o czas, przez który przechowywanie nakazuje przepis prawa.

IV. Publikacja list startowych i wyników

§ 13. Podstawa i zakres publikacji

1. Lista startowa i Wyniki są publikowane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest przejrzystość rywalizacji sportowej i powszechna praktyka w zawodach sportowych. Administrator przeprowadza test równowagi przed otwarciem zapisów i informuje Zawodnika o prawie sprzeciwu z art. 21 RODO w klauzuli informacyjnej.
2. Publikacja obejmuje: numer startowy, imię i nazwisko, klub, kategorię startową, czas, miejsce w klasyfikacji i status ukończenia (w tym niewystartowanie, nieukończenie i dyskwalifikację), a w odczycie maszynowym wyników także płeć jako oznaczenie klasyfikacji. Usługa nie publikuje roku urodzenia ani miejscowości Zawodnika (danych o miejscowości w ogóle nie zbiera). Zakres nie może wykraczać poza to, co niezbędne do prowadzenia klasyfikacji.
3. Dla Zawodnika niepełnoletniego publikacja obejmuje wyłącznie numer startowy, imię i pierwszą literę nazwiska, kategorię, klub, czas, miejsce i status ukończenia, chyba że opiekun prawny wyrazi zgodę na szerszy zakres. Węższy zakres Usługa wyznacza sama, na podstawie roku urodzenia i roku Zawodów.
4. Nie publikuje się adresu e-mail, telefonu, adresu zamieszkania, danych opiekuna prawnego ani danych o zdrowiu.

§ 14. Sprzeciw wobec publikacji i usunięcie danych

1. Zawodnik może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec publikacji swoich danych albo zażądać ich usunięcia. Żądanie kieruje do Administratora albo, za pośrednictwem Usługi, do Operatora, który przekazuje je Administratorowi w trybie § 10 ust. 3.
2. Sprzeciw zgłoszony po ogłoszeniu Wyników realizuje się przez usunięcie danych identyfikujących z części publicznej: imię i nazwisko są zastępowane numerem startowym - w Wynikach oraz na Liście startowej. Wynik, miejsce w klasyfikacji i status ukończenia zostają, żeby nie zmieniać wyników pozostałych uczestników; klub również zostaje, bo sam nie identyfikuje Zawodnika, i jest usuwany na jego żądanie. W części publicznej Zawodnik przestaje być rozpoznawalny; nie jest to jednak anonimizacja w rozumieniu RODO, ponieważ powiązanie numeru startowego ze zgłoszeniem pozostaje w bazie Usługi do upływu terminów z § 12 i podlega wszystkim prawom z RODO.
3. Sprzeciw zgłoszony przed startem realizuje się przez usunięcie Zawodnika z Listy startowej. Zawodnik, który wycofuje zgłoszenie, kieruje żądanie do Administratora; zasady zwrotu wpisowego określa regulamin imprezy.
4. Zawodnik może żądać usunięcia całości swoich danych. Administrator ocenia, czy żądaniu nie sprzeciwiają się podstawy z art. 17 ust. 3 RODO, w szczególności obowiązek przechowywania dokumentów rozliczeniowych; w takim wypadku dane są ograniczane do niezbędnego minimum, a nie usuwane.
5. Operator odnotowuje wykonanie żądania wraz z datą, podstawą i wskazaniem osoby, która je wykonała. Rejestr ten Operator uruchamia wraz z funkcją publikacji Wyników.
6. Usunięcie danych z części publicznej Serwisu nie obejmuje kopii rozpowszechnionych wcześniej poza Serwisem (media, media społecznościowe, wyszukiwarki), które pozostają poza kontrolą stron.

V. Postanowienia końcowe

§ 15. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Usługi Organizator zgłasza na adres bok@twoje-miasto.pl albo pisemnie na adres siedziby Operatora. Reklamacja powinna wskazywać Organizatora, miasto i Zawody, których dotyczy, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób załatwienia sprawy.
2. Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przekazuje odpowiedź na adres, z którego reklamację wniesiono. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji.
3. Reklamacje dotyczące przebiegu Zawodów, wpisowego i jego zwrotu rozpatruje Organizator.

§ 16. Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów albo zakresu Usługi.
2. O zmianie Operator informuje Organizatora na adres e-mail podany we Wniosku, z wyprzedzeniem 14 dni, wskazując zmieniane postanowienia. Dalsze korzystanie z Usługi po tym terminie oznacza akceptację zmienionej wersji. Organizator, który nie akceptuje zmiany, może zrezygnować z Usługi w trybie § 6 ust. 2 ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie, bez ponoszenia z tego tytułu kosztów.
3. Trybu z ust. 2 nie stosuje się do rozdziału III ani do podwyższenia wynagrodzenia za Zawody, na które zapisy już otwarto. Zmiana rozdziału III wymaga odrębnej akceptacji Administratora, a do czasu jej uzyskania obowiązuje wersja dotychczasowa.
4. Zmiana Regulaminu nie wpływa na Zawody, w których zapisy już się rozpoczęły, chyba że zmiana wynika z bezwzględnie obowiązującego przepisu prawa albo jest korzystniejsza dla Organizatora.

§ 17. Prawo właściwe i spory

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie.
2. Spory strony starają się rozwiązać polubownie. Spór nierozwiązany polubownie rozstrzyga sąd właściwy według przepisów o właściwości ogólnej. Postanowienia o właściwości nie ograniczają uprawnień Organizatora będącego osobą fizyczną, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego, ani uprawnień konsumenta.
3. Organizator będący osobą fizyczną, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego, może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w tym z mediacji przy wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej oraz ze stałego sądu polubownego.

Załącznik nr 1. Klauzula informacyjna dla Organizatora

1. Administratorem danych osoby kontaktowej wskazanej we Wniosku jest Twoje-Miasto Sp. z o.o. z siedzibą w Grudziądzu przy ul. Szosa Toruńska 13-15. Kontakt w sprawach danych: bok@twoje-miasto.pl.
2. Przetwarzamy: dane podane we Wniosku, powiązanie z Kontem w Serwisie, chwilę złożenia Wniosku oraz skrót adresu IP. Samego adresu IP nie zapisujemy; skrótu używamy wyłącznie do ograniczenia liczby zgłoszeń z jednego źródła.
3. Dane przetwarzamy w celu rozpatrzenia Wniosku i świadczenia Usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wykonania obowiązków prawnych, w tym rozliczeń (lit. c), oraz w celu kontaktu, zabezpieczenia formularza przed nadużyciem i obrony przed roszczeniami (lit. f).
4. Dane przechowujemy przez czas korzystania z Usługi oraz przez okres przedawnienia roszczeń. Wnioski odrzucone i ich uzasadnienia przechowujemy nie dłużej niż 3 lata, żeby móc ocenić kolejne zgłoszenia tego samego podmiotu, po czym je usuwamy albo pozbawiamy danych identyfikujących.
5. Odbiorcami danych są dostawcy infrastruktury serwerowej i poczty elektronicznej działający na nasze zlecenie oraz dostawca usługi zabezpieczającej formularz przed nadużyciem. Strona formularza pobiera skrypt tej usługi z publicznej sieci dostarczania treści, której dostawca poznaje przy tym adres IP i dane przeglądarki. Wykaz dostawców udostępniamy na żądanie.
6. Przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, prawo przenoszenia danych oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do rozpatrzenia Wniosku. Nie podejmujemy decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany; Wniosek rozpatruje redakcja.

Załącznik nr 2. Klauzula informacyjna dla Zawodnika

Poniższy tekst jest dokładnie tym, co Serwis wyświetla Zawodnikowi przy formularzu zgłoszenia. W klauzuli pokazywanej przy konkretnej imprezie w miejsce ogólnego określenia Organizatora wchodzą jego nazwa, adres i adres e-mail z profilu w Serwisie.

1. Kto jest administratorem Twoich danych. Administratorem danych zawodnika jest Organizator zawodów - nie portal. Jego nazwę, adres i adres e-mail Serwis podstawia w klauzuli wyświetlanej przy formularzu zgłoszenia na konkretną imprezę.
2. Rola portalu Twoje-Miasto. Twoje-Miasto Sp. z o.o. z siedzibą w Grudziądzu przy ul. Szosa Toruńska 13-15 daje organizatorowi narzędzie do prowadzenia zapisów i przetwarza Twoje dane wyłącznie na jego polecenie, jako podmiot przetwarzający (umowa powierzenia przetwarzania - rozdział III regulaminu usługi Zapisy). Nie używamy tych danych do własnych celów, nie budujemy z nich profili i nie udostępniamy ich reklamodawcom.
3. Jakie dane przetwarzamy.
   • Osoba składająca zgłoszenie (może zgłosić kilku zawodników naraz - rodzinę, drużynę): imię, nazwisko, telefon i adres e-mail. Wszystkie cztery są wymagane. Nie pytamy o adres zamieszkania, miejscowość, PESEL ani datę urodzenia.
   • Każdy zawodnik ze zgłoszenia: imię, nazwisko, rok urodzenia, płeć i wybrany dystans (wymagane), a opcjonalnie klub oraz uwagi dla organizatora.
   • Dane dopisywane przez Serwis: kategoria wiekowa wyliczona z roku urodzenia i płci, numer startowy z puli dystansu, chwila złożenia zgłoszenia, informacja o tym, które oświadczenia zaznaczono i w jakiej wersji tej klauzuli, oraz skrót adresu IP, z którego wysłano zgłoszenie - samego adresu nie zapisujemy, a skrót zostaje jako ślad złożenia zgłoszenia na wypadek nadużycia formularza (liczbę zgłoszeń z jednego adresu ogranicza osobny licznik, który tego skrótu nie używa). Zgłoszenie dostaje też losowy token, z którego powstaje jego prywatny adres (punkt 13).
   • Konto w portalu: nie jest wymagane. Jeżeli jednak zgłoszenie składa osoba zalogowana, zapisujemy powiązanie z jej kontem - dzięki temu widzi ono swoje starty w profilu.
   • Po zawodach: czas, miejsce w klasyfikacji i status ukończenia, jeżeli organizator prowadzi pomiar czasu w Serwisie.
   • Skąd mamy Twoje dane: z formularza zgłoszenia. Jeżeli zgłosiła Cię inna osoba - rodzic, opiekun, kapitan drużyny - Twoje dane otrzymaliśmy od niej i to ona ma obowiązek przekazać Ci tę klauzulę (art. 14 RODO). Nie pozyskujemy danych zawodników z żadnych innych źródeł, list ani rejestrów.
4. Informacje o zdrowiu. Zaznaczenie oświadczenia o braku przeciwwskazań zdrowotnych jest warunkiem dopuszczenia do startu. Jest to dana dotycząca zdrowia (art. 9 RODO) w minimalnym możliwym zakresie: zapisujemy sam fakt złożenia oświadczenia, bez żadnego opisu stanu zdrowia, na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), której udzielasz zaznaczając to pole. Pole "Uwagi" służy sprawom organizacyjnym i nie należy w nim podawać informacji o zdrowiu - nie są one dziś w Serwisie nikomu wyświetlane, a wpisane tam trafiłyby do bazy bez potrzeby. Jeżeli takie informacje zostały tam wpisane, usuniemy je na żądanie skierowane do organizatora albo do nas.
5. Cele i podstawy prawne.
   • przyjęcie zgłoszenia i dopuszczenie do udziału w zawodach - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności niezbędne do wykonania umowy z osobą składającą zgłoszenie), a wobec pozostałych zawodników z tego zgłoszenia art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: przeprowadzenie zawodów, na które zostali zgłoszeni);
   • publikacja listy startowej i wyników - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przejrzystość i weryfikowalność rywalizacji sportowej, powszechna praktyka imprez biegowych); masz wobec niej prawo sprzeciwu - punkt 12;
   • kontakt organizatora w sprawach organizacyjnych (zmiana godziny startu, odwołanie imprezy, wydanie pakietu) - art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO; telefon i e-mail zbieramy właśnie na to. Organizator widzi te dane w swoim panelu w Serwisie;
   • potwierdzenie zgłoszenia - art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Po zapisie Serwis wysyła na podany adres jedną automatyczną wiadomość z prywatnym adresem zgłoszenia (punkt 13) i danymi administratora. Innych wiadomości ani newslettera nie wysyłamy, a adresu nie używamy do reklamy;
   • ochrona formularza przed nadużyciem: weryfikacja, że zgłoszenie wysyła człowiek, limit zgłoszeń z jednego adresu i ślad w postaci skrótu adresu IP - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   • wykazanie, jakie oświadczenia i w jakiej wersji zaakceptowano, oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   • publikacja wizerunku ze zdjęć i nagrań z zawodów - art. 6 ust. 1 lit. a RODO. To osobna, w pełni dobrowolna zgoda: jej brak nie wpływa na przyjęcie zgłoszenia. Wycofanie zgłaszasz organizatorowi albo nam - usuniemy zgodę z rekordu zgłoszenia; w Serwisie nie ma na to przełącznika, a wycofanie nie działa wobec zdjęć już rozpowszechnionych. Zaznacza ją osoba składająca zgłoszenie, także wtedy, gdy zgłasza kilka osób - powinna więc mieć ich zgodę, a za dziecko decyduje wyłącznie jego opiekun prawny. Zgoda dotyczy zdjęć i nagrań organizatora; portal nie publikuje dziś zdjęć zawodników.
6. Zapisy są bezpłatne - nie obsługujemy płatności. Serwis prowadzi zapisy na imprezy bez wpisowego: nie przyjmuje żadnych opłat, nie przetwarza danych rozliczeniowych i nie przekazuje danych operatorowi płatności. Jeżeli organizator pobiera jakąkolwiek opłatę, robi to poza Serwisem, na własnych zasadach (§ 7 regulaminu usługi).
7. Co jest publikowane. Publicznie, dla każdego i bez logowania, widoczne są:
   • lista startowa: numer startowy, imię i nazwisko, klub (jeżeli podany) i kategoria;
   • wyniki: miejsce, numer startowy, imię i nazwisko, kategoria, czas oraz status ukończenia, w tym informacja o niewystartowaniu, nieukończeniu albo dyskwalifikacji;
   • w kodzie źródłowym strony wyników i w jej publicznym odczycie maszynowym (adres kończący się na "wynikilive", dostępny bez ograniczenia czasowego) dodatkowo: płeć jako litera K albo M oraz wszystkie trzy miejsca naraz - w klasyfikacji łącznej, w kategorii i wśród swojej płci. Czas publikujemy w postaci godziny:minuty:sekundy.
   Sama nazwa kategorii zwykle ujawnia płeć i przedział roczników (np. "M20" oznacza mężczyzn w przedziale dziesięciu lat). Nie publikujemy telefonu, adresu e-mail, roku urodzenia, uwag ani treści oświadczenia o zdrowiu. Obie strony mogą być indeksowane przez wyszukiwarki, więc imię i nazwisko razem z nazwą imprezy da się znaleźć w internecie - jeżeli tego nie chcesz, skorzystaj ze sprzeciwu z punktu 12, najlepiej przed dniem zawodów. Poza tymi dwiema podstronami dane zawodników nie trafiają nigdzie: ani do mapy witryny, ani do kanałów RSS, ani do kafli i zapowiedzi na stronie głównej, ani do danych strukturalnych dla wyszukiwarek - te miejsca niosą wyłącznie informacje o samej imprezie.
8. Zawodnicy niepełnoletni. Dla osoby, która w roku zawodów nie kończy 18 lat, zakres publikacji jest węższy: na liście startowej i w wynikach pokazujemy imię i pierwszą literę nazwiska (np. "Jan K."). Zgłoszenie takiej osoby składa jej opiekun prawny albo osoba mająca jego zgodę - formularz nie pyta o to osobno i nie zbiera danych opiekuna, więc odpowiedzialność za posiadanie zgody spoczywa na osobie składającej zgłoszenie. Uwaga: oświadczenie o zdrowiu i zgodę na wizerunek zaznacza jedna osoba za całe zgłoszenie, a za dziecko może je złożyć tylko jego opiekun prawny - zgoda na wizerunek dziecka zaznaczona przez nauczyciela, trenera albo kapitana drużyny jest nieważna.
9. Komu przekazujemy dane.
   • wszystkim odwiedzającym i wyszukiwarkom - w zakresie z punktu 7;
   • organizatorowi, który jest administratorem, oraz osobom przez niego wskazanym do obsługi biura zawodów. Osoby te logują się kodem jednorazowym wysyłanym na ich adres e-mail, widzą wyłącznie imię, nazwisko, numer startowy, dystans i informację o wydaniu pakietu, nie mają dostępu do telefonu, adresu e-mail ani uwag, a ich dostęp wygasa sam dwa dni po zawodach;
   • Twoje-Miasto Sp. z o.o. jako podmiotowi przetwarzającemu oraz osobom, które z jej upoważnienia administrują serwerami i bazą danych. Dane leżą na własnej infrastrukturze operatora, bez zewnętrznej usługi bazodanowej;
   • organom i podmiotom uprawnionym z przepisów prawa - na przykład policji, sądowi albo ubezpieczycielowi imprezy, jeżeli zwrócą się o dane w związku ze zdarzeniem na trasie.
   Odrębna sprawa to samo wyświetlenie stron Serwisu. Przeglądarka pobiera przy tym bibliotekę i moduł reklamowy Google, zdjęcia z sieci dostarczania treści, a przy włączonym zabezpieczeniu formularza także skrypt tego zabezpieczenia z publicznej sieci dostarczania treści. Ich dostawcy poznają Twój adres IP, dane przeglądarki i adres odwiedzanej strony, a część z nich ma serwery poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; podstawę takiego przekazania (decyzja o adekwatności albo standardowe klauzule umowne) oraz wykaz dostawców udostępniamy na żądanie. Nie otrzymują natomiast żadnych danych ze zgłoszenia - te pozostają na serwerach operatora. Ruch na stronach mierzymy własnym narzędziem analitycznym, bez ciasteczek i bez przekazywania danych zewnętrznemu dostawcy analityki.
10. Jak długo przechowujemy dane. Dane zgłoszenia - dane kontaktowe osoby zgłaszającej, oświadczenie o zdolności do udziału i zgody - nie dłużej niż 3 lata od dnia zawodów, a przy imprezie odwołanej od jej planowanego dnia (§ 12 regulaminu usługi). Okres ten może się wydłużyć o czas dochodzenia lub obrony roszczeń oraz o czas wymagany przepisami. Jeżeli organizator przestanie korzystać z Serwisu, termin liczy się od późniejszego ze zdarzeń wskazanych w § 12 ust. 3 regulaminu (dzień zawodów albo dzień jego ostatniego logowania). Wynik sportowy razem z numerem startowym, imieniem i nazwiskiem (u osoby niepełnoletniej - imieniem i pierwszą literą nazwiska, punkt 8), klubem, kategorią, czasem, miejscem w klasyfikacji i statusem ukończenia zostaje w archiwum wyników bezterminowo (§ 12 ust. 2 regulaminu). Wynik zawodów jest faktem historycznym, a lista uczestników z nazwiskami jest sensem publikowania wyników sportowych - podstawą jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), ten sam, na którym opiera się cała publikacja. Upływ trzech lat nie usuwa więc Twojego nazwiska z wyników. Jeżeli nie chcesz, żeby przy wyniku widniało Twoje imię i nazwisko, wnieś sprzeciw (punkt 12) - w części publicznej zostaje wówczas sam numer startowy, również bezterminowo. Serwis nie usuwa niczego samoczynnie: usunięcie danych zgłoszenia po upływie terminu wykonujemy na żądanie albo na polecenie administratora.
11. Twoje prawa. Masz prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (w tym wobec publikacji) oraz wycofania zgody na wizerunek. Oświadczenia o braku przeciwwskazań zdrowotnych nie da się „wycofać" w oderwaniu od startu - jego odwołanie oznacza rezygnację z udziału w zawodach (punkt 13). Serwis nie ma formularza do samodzielnej poprawy danych, a organizator nie ma jeszcze w panelu widoku zgłoszeń, więc żądania wykonuje się poza Serwisem: kieruj je do organizatora (dane w punkcie 1), a czynność techniczną w Serwisie wykonujemy na jego polecenie. Możesz je wysłać także na bok@twoje-miasto.pl - przekażemy je administratorowi w ciągu 3 dni roboczych i wykonamy jego polecenie w Serwisie w ciągu 7 dni (§ 10 ust. 3 regulaminu usługi). Dwa zastrzeżenia, których nie chcemy przemilczeć: żądanie usunięcia wszystkich danych może zostać zrealizowane jako ograniczenie przetwarzania, jeżeli usunięcie zniekształciłoby oficjalne wyniki zawodów, a kopie już rozpowszechnione poza Serwisem (np. w wyszukiwarkach, mediach, wydrukach organizatora) są poza kontrolą Serwisu. Przysługuje Ci też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
12. Sprzeciw wobec publikacji - co się dzieje. Po jego uwzględnieniu na liście startowej i w wynikach zamiast imienia i nazwiska pojawia się "Zawodnik nr {numer startowy}". Czas, miejsce i status zostają, żeby nie zmieniać wyników pozostałych uczestników; nazwa klubu również zostaje, bo nie identyfikuje Cię samodzielnie - jeżeli chcesz ją usunąć, napisz o tym w żądaniu. To pseudonimizacja części publicznej, nie anonimizacja: powiązanie numeru z Twoim imieniem i nazwiskiem zostaje w bazie administratora do końca okresów z punktu 10. Ukrycie włącza organizator - w Serwisie nie ma przycisku, którym zrobiłby to sam zawodnik.
13. Dostęp do zgłoszenia i rezygnacja. Po zapisie Serwis pokazuje prywatny adres zgłoszenia z losowym tokenem i wysyła go też w potwierdzeniu na podany adres e-mail. Kto zna ten adres, widzi dane zgłoszenia - imię, nazwisko, telefon i e-mail osoby zgłaszającej oraz imiona, nazwiska i roczniki wszystkich zawodników - i może ich wypisać, bez logowania i bez hasła. Adres nie wygasa, więc go nie udostępniaj; strona jest wyłączona z indeksowania w wyszukiwarkach. Osoba zalogowana znajdzie swoje zgłoszenia także w profilu. Rezygnacja przez ten adres wypisuje zawodnika z zawodów (zwalnia jego miejsce i zdejmuje go z listy startowej oraz z wyników), ale nie jest usunięciem danych - te pozostają u administratora do końca okresów z punktu 10; usunięcie to osobne żądanie z punktu 11.
14. Czy podanie danych jest obowiązkowe. Dla osoby składającej zgłoszenie to wymóg umowny: podanie imienia, nazwiska, telefonu i adresu e-mail oraz imienia, nazwiska, roku urodzenia, płci i dystansu każdego zawodnika jest dobrowolne, ale bez tych danych organizator nie może przyjąć zgłoszenia - nie da się nadać numeru startowego, przypisać kategorii ani skontaktować się w razie zmian. Jeżeli zgłosiła Cię inna osoba, żaden wymóg podania danych Ciebie nie dotyczy: dane podała ona, a Ty możesz skorzystać z praw z punktu 11. Klub i uwagi są opcjonalne.
15. Automatyczne przydzielanie kategorii i numeru. Kategorię wiekową i numer startowy nadaje Serwis automatycznie, na podstawie podanego roku urodzenia i płci. Nie jest to decyzja wywołująca wobec Ciebie skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO; nie prowadzimy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Wersja klauzuli: 2026-09-06.4. Wersję obowiązującą w chwili zgłoszenia Serwis zapisuje razem ze zgłoszeniem zawodnika - jest dowodem, jaką treść zawodnik miał przed sobą.

Załącznik nr 3. Odpłatność

Usługa jest bezpłatna dla Organizatora. Operator nie pobiera wynagrodzenia za korzystanie z Usługi i nie planuje wprowadzenia cennika. Zasady prowadzenia zapisów na imprezy z wpisowym określa § 7.